Regulamin funkcjonowania Związku Autorów i Producentów Audiowizualnych

§ 1.

1. Niniejszy regulamin („Regulamin”) określa zasady funkcjonowania Związku Autorów i Producentów Audiowizualnych („ZAPA”) - jednostki organizacyjnej Stowarzyszenia Filmowców Polskich („SFP”), w ramach której SFP wykonuje czynności z zakresu zbiorowego zarządzania prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi.

2. W odrębnych dokumentach określa się:

• Regulamin pracy ZAPA;
• Regulamin wynagradzania ZAPA;
• Regulamin obiegu dokumentów finansowo-księgowych;
• Zasady ewidencji środków trwałych;
• Plan kont ZAPA.

§ 2.

ZAPA prowadzi działalność na rzecz uprawnionych współtwórców utworu audiowizualnego oraz producentów utworów audiowizualnych na podstawie:

• przepisów prawa, w szczególności ustawy z dnia 15 czerwca 2018 r. o zbiorowym zarządzaniu prawami autorskimi i prawami pokrewnymi (dalej jako „ustawa
• o zbiorowym zarządzaniu”) oraz ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (dalej jako „ustawa o prawie autorskim”);
• zezwolenia na zbiorowe zarządzanie prawami autorskimi do utworów audiowizualnych oraz prawami pokrewnymi do wideogramów będących utworami audiowizualnymi udzielonego SFP decyzją ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego;
• Statutu SFP;
• Regulaminu repartycji oraz innych regulaminów uchwalonych przez Walne Zebranie Członków SFP;
• uchwał Zarządu Głównego SFP („Zarząd Główny”) oraz Rady Repartycyjnej w sprawach powierzonych tym organom na podstawie Statutu SFP.

§ 3.

1. Zadaniem ZAPA jest prowadzenie wszystkich spraw związanych ze zbiorowym zarządem prawami autorskimi i prawami pokrewnymi, w szczególności:

• zawieranie i wykonywanie umów o zbiorowe zarządzanie prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi oraz związana z tym obsługa uprawnionych autorów i producentów audiowizualnych;
• występowanie o zatwierdzenie tabel wynagrodzeń z tytułu korzystania z utworów audiowizualnych;
• negocjowanie i zawieranie umów z użytkownikami utworów audiowizualnych;
• negocjowanie i zawieranie umów o reprezentacji z zagranicznymi organizacjami zbiorowego zarządu;
• monitorowanie zakresu korzystania z utworów audiowizualnych i sprawdzanie prawidłowości wpłat dokonywanych przez użytkowników;
• dochodzenie roszczeń o zapłatę wynagrodzeń i opłat dla uprawnionych autorów
• i producentów audiowizualnych, a także odszkodowań z tytułu naruszenia autorskich praw majątkowych lub praw pokrewnych przysługujących tym uprawnionym;
• dokonywanie podziału i wypłaty przychodów z praw autorskich lub pokrewnych;
• monitorowanie praktyk rynkowych i aktualnego stanu prawnego w sprawach istotnych dla zarządzania prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi do utworów audiowizualnych;
• podejmowanie działań w zakresie przeciwdziałania naruszeniom praw autorskich lub praw pokrewnych;
• występowanie do Komisji Prawa Autorskiego i Departamentu Prawnego MKiDN  a także do instytucji Unii Europejskiej i organizacji międzynarodowych w sprawach istotnych dla wykonywania praw do utworów audiowizualnych;
• podejmowanie innych działań mających na celu ochronę interesów uprawnionych autorów i producentów audiowizualnych.

2. Dyrektor ZAPA prezentuje stanowiska SFP na zewnątrz, w szczególności w sprawach, o których mowa w ust. 1 pkt 10, po uzyskaniu upoważnienia Prezesa SFP i w granicach tego upoważnienia.

3. W sprawach o znaczeniu strategicznym dla SFP lub ZAPA, takich jak np. zmiany w przepisach prawa mające wpływ na zakres sprawowanego zbiorowego zarządu prawami autorskimi lub pokrewnymi, prezentacja stanowiska SFP przez Dyrektora ZAPA wymaga uprzedniego zatwierdzenia projektu takiego stanowiska przez Prezesa SFP lub Zarząd Główny SFP.

§ 4.

1. ZAPA działa w imieniu wszystkich osób, które zawarły z SFP umowę o zbiorowe zarządzanie prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi, lub też które powierzyły ich wykonywanie organizacjom zbiorowego zarządzania, z którymi SFP zawarło umowy o reprezentacji. ZAPA działa także na rzecz podmiotów, które nie powierzyły SFP zarządu prawami, w zakresie określonym udzielonym zezwoleniem, ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz ustawą o zbiorowym zarządzaniu prawami autorskimi i prawami pokrewnymi, w szczególności w zakresie w jakim zgodnie z ustawą SFP jest organizacją reprezentatywną.

2. ZAPA jednakowo traktuje uprawnionych bez względu na podstawę prawną zbiorowego zarządzania ich prawami oraz sposób umocowania do ich reprezentowania.

§ 5.

1. W celu wyboru członków oraz zastępców członków Rady Repartycyjnej, ZAPA w oparciu o regulamin obrad uchwalany przez Zarząd Główny organizuje Zebranie Wyborcze ZAPA („Zebranie ZAPA”), a w szczególności:

• weryfikuje uprawnienie osób obecnych na Zebraniu ZAPA do uczestnictwa w Zebraniu oraz do wykonywania prawa głosu w wyborach członków Rady Repartycyjnej;
• przyjmuje zgłoszenia kandydatów do Rady Repartycyjnej oraz informuje prowadzącego Zebranie ZAPA o spełnianiu przez kandydatów wymogów formalnych.

2. Podczas Zebrania ZAPA osoby, które zawarły z SFP umowę o zbiorowe zarządzanie prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi, wchodzą w skład Zespołu Autorów albo Zespołu Producentów.

§ 6.

Dyrektor ZAPA w ramach i na podstawie upoważnienia otrzymanego od Zarządu Głównego SFP:

1. kieruje pracami ZAPA w ramach regulaminów wewnętrznych uchwalonych przez Zarząd Główny SFP;

2. dokonuje w imieniu SFP czynności prawnych i procesowych we wszelkich sprawach związanych ze sprawowaniem przez SFP zbiorowego zarządu prawami autorskimi i prawami pokrewnymi oraz prowadzeniem i organizowaniem działalności ZAPA, w tym zawierania umów z pracownikami oraz współpracownikami biura ZAPA;

3. decyduje o sprawach związanych z jej bieżącą działalnością, w tym sprawuje funkcję kierownika zakładu pracy w stosunku do wszystkich osób zatrudnionych w ZAPA; w zakresie swoich kompetencji wydaje zarządzenia;

4. przy sprawowaniu swojej funkcji realizuje uchwały podejmowane przez organy SFP w ramach przysługujących im kompetencji, w szczególności uchwały Walnego Zebrania Członków SFP, Rady Repartycyjnej oraz Zarządu Głównego;

5. współdziała z Komisją Rewizyjną w zakresie sprawowanej przez nią funkcji;

6. bierze udział w posiedzeniach Rady Repartycyjnej;

7. na zaproszenie Zarządu Głównego SFP bierze udział w posiedzeniach Zarządu Głównego z głosem doradczym w sprawach dotyczących sprawowania przez SFP zarządu prawami autorskimi i prawami pokrewnymi;

8. określa strukturę wewnętrzną ZAPA, w tym zakres zadań poszczególnych komórek organizacyjnych ZAPA – w tym celu Dyrektor ZAPA może wydać Regulamin organizacyjny ZAPA;

9. może wyznaczyć spośród pracowników ZAPA od jednego do trzech Zastępców Dyrektora, określając zakres powierzonych im spraw oraz zasady zastępowania Dyrektora ZAPA w czasie jego nieobecności.

10. Dyrektor ZAPA w terminie 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego przedkłada Radzie Repartycyjnej:

• sprawozdanie z wykonania planu finansowego i planu merytorycznego ZAPA za rok ubiegły;
• projekty planu finansowego i planu merytorycznego ZAPA na dany rok;
• planowany terminarz repartycji na dany rok;
• planowaną na dany rok wysokość potrąceń na koszty inkasa obowiązującą na poszczególnych polach eksploatacji

§ 7.

1. Dyrektor ZAPA we współpracy z Przewodniczącym Rady Repartycyjnej organizuje posiedzenia Rady Repartycyjnej, w szczególności informuje członków Rady Repartycyjnej o terminie i miejscu posiedzenia, planowanym porządku obrad oraz udostępnia dokumenty, które mają być przedmiotem jej obrad.

2. W przypadku posiedzeń Rady Repartycyjnej organizowanych, w całości lub częściowo, przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej ZAPA zapewnia środki pozwalające na:

• transmisję obrad posiedzenia w czasie rzeczywistym;
• dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, pozwalającą członkom Rady Repartycyjnej wypowiadać się w toku obrad;
• wykonywanie prawa głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
• Dyrektor ZAPA prowadzi rejestr uchwał Rady Repartycyjnej.

§ 8.

1. ZAPA prowadzi stronę internetową (zapa.org.pl), na której informuje o swojej działalności, innych istotnych kwestiach związanych ze zbiorowym zarządzaniem prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi oraz udostępnia informacje wymagane przez ustawę o zbiorowym zarządzaniu.

2. ZAPA udostępnia uprawnionym i użytkownikom środki komunikacji elektronicznej służące do realizacji zawartych z nimi umów, w zakresie przewidzianym przez ustawę o zbiorowym zarządzaniu.

§ 9.

1. ZAPA prowadzi oddzielną rachunkowość dla działalności związanej ze zbiorowym zarządzaniem prawami autorskimi i prawami pokrewnymi.

2. ZAPA prowadzi odrębną dokumentację, o której mowa w art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, zasady rachunkowości, w tym zakładowy plan kont, w sposób zapewniający uwzględnienie w księgach rachunkowych przychodów i związanych z nimi kosztów odrębnie w odniesieniu do:

• przychodów z praw przeznaczonych do podziału i wypłaty;
• przychodów z praw niewypłaconych w przypadku nieustalenia lub nieodnalezienia uprawnionych;
• pozostałych składników majątku własnego organizacji zbiorowego zarządzania, w tym uzyskanych z potrąceń na pokrycie kosztów zbiorowego zarządzania prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi.

3. ZAPA zarządza przychodami z praw do czasu ich wypłaty w interesie uprawnionych, na rzecz, których te przychody zostały pobrane, zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie Inwestycyjnym uchwalonym przez Walne Zebranie Członków SFP oraz zgodnie ze Strategią Zarządzania Ryzykiem uchwaloną przez Komisję Rewizyjną SFP

4. Na podstawie Statutu SFP, Regulaminu Repartycji ZAPA oraz Regulaminu potrąceń na działalność o charakterze socjalnym, kulturalnym lub edukacyjnym ZAPA dokonuje potrąceń z przychodów z praw autorskich i praw pokrewnych na koszty inkasa oraz prowadzoną przez SFP działalność o charakterze socjalnym, kulturalnym lub edukacyjnym.

§ 10.

1. ZAPA przygotowuje sprawozdanie roczne z działalności za każdy rok obrotowy zgodnie z przepisami ustawy o zbiorowym zarządzaniu.

2. Sprawozdanie z działalności ZAPA podlega zatwierdzeniu przez Walne Zebranie Członków SFP. Sprawozdanie przekazuje się ministrowi właściwemu do spraw kultury i dziedzictwa narodowego oraz podaje do publicznej wiadomości przez zamieszczenie na stronie internetowej ZAPA w terminie 6 miesięcy od zakończenia danego roku obrotowego.

§ 11.

1. Skargi na czynności zbiorowego zarządzania rozpatruje się w oparciu o postanowienia Regulaminu określającego zasady składania i rozpoznawania skarg dotyczących wykonywania zbiorowego zarządzania uchwalanego przez Walne Zebranie Członków SFP.

2. ZAPA zapewnia obsługę administracyjną związaną ze składaniem i rozpatrywaniem skarg dotyczących wykonywania zbiorowego zarządzania prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi przez Dyrektora ZAPA oraz Radę Repartycyjną.

§ 12.

1. Regulamin funkcjonowania Związku Autorów i Producentów Audiowizualnych wchodzi w życie z dniem uchwalenia.

2. Tracą moc wszelkie dotychczasowe regulaminy dotyczące spraw uregulowanych w Regulaminie, w szczególności "Regulamin działania wyodrębnionej jednostki organizacyjnej ds. zbiorowego zarządu – ZAPA Stowarzyszenia Filmowców Polskich” przyjęty uchwałą Zarządu Głównego z dnia 19 grudnia 1995 r. wraz z późniejszymi zmianami.